MOSS 2007 et les notifications d'ajout d'un utilisateur à un groupe SharePoint

Dans la continuité de mon précédent post, les URLs de notifications posent également problème lors de l'ajout d'un utilisateur à un groupe SharePoint.

En effet, lorsqu'une personne ayant les droits suffisants ajoute un utilisateur à un groupe d'accès SharePoint (pré-existant ou crée), une option est disponible en bas de page: "Envoyer un message d'accueil aux nouveaux utilisateurs". Lorsque cette option est cochée, un message de notification est envoyé à l'utilisateur (ou aux utilisateurs) ajouté(s). Ce message contient l'URL d'accès au site.

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La problématique:

Pour bien comprendre, nous allons prendre le cas extrême:

1. nous avons un site SharePoint crée sur la Web App http://mawebapp:8080/monsite.
2. nous avons réalisé 4 extensions d'URL pour 3 types d'accès différents: Intranet (http://url.intranet/), Internet (http://url.internet/), Extranet (http://url.extranet/).

Nous avons donc 4 URLs différentes disponibles pour accéder au site, suivant le type d'utilisateur correspondant (Administrateur, Intranet, Internet et Extranet). SharePoint 2007 reprend l'URL en cours d'utilisation pour notifier les utilisateurs ajoutés au site. En conséquence, si j'ajoute mes utilisateurs depuis l'URL de ma Web App, c'est l'URL http://mawebapp:8080/monsite qui sera envoyée aux utilisateurs, si je passe par l'URL Intranet ce sera l'URL http://url.intranet/monsite, etc...

La question qui se pose donc est: peut-on modifier ces messages par défaut envoyés aux utilisateurs ?

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Résultats:

Malheureusement non. Le blog suivant (en anglais) explique relativement bien pourquoi cela n'est pas possible: http://blogs.msdn.com/anolan/archive/2008/01/07/is-it-possible-to-modify-sharepoint-email-notifications.aspx. En d'autres termes, il n'est pas possible de modifier les templates de message (i.e.: Deadweb.xml) en espérant qu'il prenne en compte les bonnes URLs.

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Solutions disponibles:

1. Comme indiqué sur le blog cité plus haut, s'il n'est pas possible de modifier le texte et les URLs utilisées, il reste cependant possible de modifier la "boite de texte" disponible sur cette même page, afin d'envoyer un message par défaut. Cette solution se trouve rapidement limitée lorsque l'on a plusieurs Web App et donc plusieurs extensions. De plus si les templates MOSS sont modifiés, cela peut être une raison valable pour Microsoft de refuser d'offrir son support en cas de problème.
2. Une autre possibilité, peut être la meilleure à ce jour: redévelopper la page ASPx d'ajout d'un utilisateur à un site SharePoint, afin de reprendre l'existant mais également offrir d'autres possibilités, comme rajouter une liste déroulante contenant les URLs disponibles sur la Web App en cours d'utilisation.
3. Dernière possibilité, la moins coûteuse: éduquer les administrateurs et utilisateurs pour soit ne pas envoyer le message automatique mais en envoyer un (via un client de messagerie) personnalisé, ou bien utiliser la boîte de texte pour indiquer quelle est la vraie URL à utiliser en fonction des utilisateurs ajoutés.